Mi primer World Café

El 26 de febrero, por fin, tuve la oportunidad de facilitar un encuentro con la técnica del World Café. Llevaba tiempo esperando la posibilidad de hacerlo, incluso había adaptado algunos elementos de este método a sesiones de trabajo en empresas, pero aún no había encontrado la oportunidad de desarrollarlo “en estado puro” con todos los elementos que requiere.

Sin embargo, hace un par de meses, surgió un debate sobre “Agile en equipos de marketing” en la comunidad Agile-Spain y a mi amigo José Manuel Beas se le ocurrió la idea de organizar un World Café en Madrid para abordar este tema. Así que, rápidamente me ofrecí para facilitarlo, sabiendo que había encontrado esa oportunidad que estaba esperando.

El tema

Como decía más arriba, una de las dificultades para organizar un encuentro con esta técnica había sido no encontrar un tema suficientemente bueno hasta el momento. Aunque llevaba tiempo coordinando con algunos amigos agilistas como Antonio de la Torre, Isra Alcazar, Diego Rojas o Juanma Gómez la intención de organizar un World Café para Madriagil, nuestro propósito inicial no era otro que probar la técnica. Esto para mí resultaba insuficiente, porque me dificultaba enormemente el trabajo sobre las cuestiones a plantear en cada ronda, sobre todo en esta fase en que aún no contaba con experiencia en World Café.

Para que el trabajo de cada grupo resulte realmente significativo, resultan muy útiles una serie de preguntas bien definidas, que abran en debate y permitan explorar todos los matices del tema que estamos abordando. Sin embargo, ahora que he facilitado mi primer World Café entiendo que puedo plantear rondas con “preguntas tipo”, mucho más genéricas y adaptables a cualquier tema.

“Agile en equipos de marketing” resultaba perfecto para ser tratado en un World Café, porque existe mucho debate al respecto, porque es un tema del que se ha hablado poco hasta el momento y porque es relativamente fácil de traducir a actuaciones concretas. Así que JMBeas y yo nos pusimos a organizarlo.

El espacio y generación de ambiente

Una de las características más importantes del World Café es que pretende crear un ambiente especial, mediante la recreación de la dinámica de un café, es decir, un lugar acogedor y tranquilo donde la gente se reúne en grupos pequeños para dejar de lado el estrés y charlar relajadamente. Para mí este es un aspecto importante de la dinámica, porque creo mucho en el poder del contexto y me atraen especialmente las técnicas de trabajo con grupos que intentan romper la estandarización, especialmente en entornos corporativos.

Si has intentado alguna vez organizar un evento en Madrid podrás entender que encontrar un espacio adecuado no es nada sencillo, sobre todo si estás montando un evento gratuito. Algunos amigos agilistas nos habían ofrecido espacios, pero ninguno de ellos reunía las condiciones adecuadas: todos eran espacios de trabajo con mesas grandes, decoración parca y poco parecido con una cafetería. Finalmente, nos decidimos por pedirles colaboración a los amigos de Quiero salvar el mundo haciendo marketing, que se dedican a marketing social y disponen de una sala de reuniones muy chula.

Aún así, las mesas eran demasiado grandes, qué le vamos a hacer. Intentamos generar ambiente con los sofás, usando las mesas más pequeñas y poniendo algunas velitas que al final, casi achicharran a alguien (mi consejo, mejor flores que velas). La iluminación con fluorescentes tampoco era muy propicia, pero la decoración moderna y urbana sí que ayudaba. Intenté que desde el inicio hubiera música a volumen muy bajo, que es algo que se sugiere en el método. Como manteles sobre los que escribir usamos papel continuo blanco liso y en cada mesa había un vaso con rotuladores de diferentes colores.

Algo que faltó fueron los cafés y las bebidas, esto a nivel logístico complicaba las cosas e intentamos resolverlo a través de la autoorganización del grupo, sin éxito.

Preguntas y rondas

En el Meetup donde convocamos el evento, pedimos que la gente aportara preguntas sobre las que podríamos debatir durante el World Café. Afortunadamente participaron muchas personas y, junto con el debate de la lista de Agile-Spain, pudimos tener una interesante aproximación al tema.

La elaboración de una pregunta para cada ronda me resultó relativamente complejo, porque las sugerencias me parecían excesivamente concretas, lo cual cerraría el debate y obligaría a que muchas quedaran fuera y no pudieran ser tratadas. Así que me decidí por cuatro preguntas relativamente abstractas que podrían dar pie al surgimiento de todo el debate que se había plasmado tanto en Agile-Spain como en Meetup. Estas fueron las siguientes:

  1. ¿Qué aspectos de Scrum y Kanban ayudan a un equipo de marketing?
  2. ¿Qué cosas no te encajan de Scrum y Kanban?
  3. Dibujar un proceso típico de una agencia de marketing. Pasos en la construcción de un producto y cómo organizan a los equipos.
  4. Sobre el dibujo del grupo anterior intenta identificar los cuellos de botella, cómo afecta la variabilidad y posibles alternativas o soluciones.

Digamos, como le explicaba a mi amigo Marc Florit después del evento, que las propuestas de preguntas nos ayudaron a entender la dinámica del problema, pero no usamos ni una sola de las que se sugirieron. Así es, a veces, el trabajo de facilitación, un poco tiránico 😛

En la evaluación final solicité feedback sobre la jornada y surgió un interesante debate sobre si no hubiera sido más rico plantear otro orden en las preguntas, tal vez haber tratado antes las 3 y 4 y luego la 1 y 2.

Desarrollo

Este meetup fue largo, estuvimos casi tres horas trabajando, porque el tema era complejo, los amigos de Quiero no nos habían impuesto horario de finalización y porque quisimos hacer cuatro rondas de preguntas (cada una de unos 20 minutos). Si a estos 80-90 minutos de rondas le sumas los 10 minutos de cortesía, la introducción al tema, la ronda de conclusiones finales y la evaluación del evento, te salen casi las tres horas, sin duda. Lo cierto es que no me apetecía hacerlo con prisas, creo que conseguimos generar ese ambiente distendido que buscábamos y huimos de la sensación de prisa que rompería la dinámica. Al fin y al cabo, si alguien necesitaba marcharse podría hacerlo, aunque nadie lo hizo antes de que finalizara el evento.

Tras la bienvenida a los asistentes comenzamos con una introducción a Scrum y Kanban por parte de José Manuel Beas, pues algunos no conocían estas metodologías. Esta parte me pareció un acierto, aunque resultó bastante rápida e introductoria, al menos permitió que todos compartiéramos un conocimiento básico.

El grupo de participantes fue bastante heterogéneo, había gente que sabía mucho de Scrum y Kanban pero muy poco del trabajo en una compañía o departamento de marketing y también al revés: personas con mucha experiencia en marketing que apenas empezaban a asomarse a las metodologías ágiles y Lean. Esto, desde mi punto de vista, facilitó un intercambio muy rico y un gran avance sobre el contenido del encuentro.

Es cierto que la dinámica del evento estuvo un poco deslucida por el enorme absentismo de gente inscrita. Esto no sólo condicionó que el local resultara excesivamente grande, sino que hizo peligrar la posibilidad de hacer un World Café, que empieza a tener sentido a partir de 12 participantes (al final participaron 14 personas, así que se pudo hacer “por los pelos”). Mi capón para todos los que se apuntan y luego no vienen, aunque sobre esto hubo un interesante debate en Twitter después del evento e incluso para artículo de la Bonilista.

En cada mesa hubo un host que ofrecía un resumen del trabajo de esa mesa a las nuevas personas que se incorporaban en cada ronda. Esta es una de las posibilidades en World Café, aunque no es imprescindible. En este sentido, mejoraría para otras ediciones que el host sólo tenga que resumir la última ronda y no todas. Además, observé que se tendía a delegar en el host la anotación de ideas del grupo y el dibujo sobre el mantel, algo que me pareció mejorable, porque tener el futuro mural como mantel permite justamente que sea accesible a todos y cualquiera pueda dibujar o anotar, sin que tenga que haber nadie que lo centralice.

Durante la ronda final, en plenario, cada host compartió el debate surgido en su mesa a través de la exposición de los manteles y hubo lugar para un debate más amplio sobre alternativas y propuestas de acción que me pareció muy interesante.

Para cerrar, le pedí a cada asistente que compartiera su momento “ajá!” y valorara la dinámica, algo que me aportó un valioso feedback para futuros eventos de este tipo.

Conclusiones

Como veis, apenas he hablado sobre el contenido de la jornada, porque me mantuve al margen del debate durante las rondas. Aún así, mi momento “ajá!” se produjo en el debate de cierre, cuando nos dimos cuenta que las dificultades de organización de un equipo de marketing no son tan diferentes de las de las equipos de desarrollo de software, departamentos comerciales y cualquier otro tipo de perfiles. Al final, Kanban y Scrum nos ayudan a visibilizar y medir el trabajo en curso, algo que cualquier equipo necesita para mejorar.

Sobre la técnica de World Café aprendí que facilita la participación de todos los asistentes, pues al estar organizados en grupos de cuatro personas, nadie puede eludir la participación activa. Además, el trabajo visual sobre el mantel y el ambiente distendido animan a funcionar desde el hemisferio derecho, lo cual nos facilita la aproximación desde una perspectiva diferente.

Si queréis saber más podéis mirar nuestro hashtag #AGileMK también os dejo algunas fotos del evento. Muchas gracias a todos los asistentes 😉

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